Initial AP 2018 Completed
Added AP 2020 in Progress
Added AP 2024 Extended
45 New
#
Action Item
Položka plánu
ACTION ITEM
Detail ENG
POLOŽKA PLÁNU
DETAIL CZ
Status
Renewal 2024
Responsible
Unit
Indicators 2024 Renewal Internal Review
1 Role system (System of Positions
and Job Titles)
Systém pracovních pozic a míst
Implementation of a Faculty Role system (Role systemization), including
related job descriptions and competency models as a basic pillar for multiple
stages of the employee life cycle, using also the European Framework for
Research Careers, which identifies both necessary and desirable
competencies for each of the four broad profiles for researchers (R1 to R4).
The new faculty Role system will enable:
* Transparent recruitment, candidate evaluation and its formalization.
* Structured employee evaluation.
* Employee training and development.
* Considering additional organizational level and consequently subdepartment
lead role to be added to the departmental organisational
structure.
Zavedení fakultního systému rolí (systemizace rolí), včetně souvisejících popisů
pracovních pozic a kompetenčních modelů, jako základního pilíře životního cyklu
zaměstnance, s využitím evropské kategorizace výzkumných pozic (European
Framework for Research Careers), která stanovuje hlavní kompetence pro každý
ze čtyř výzkumných profilů (R1 - R4). Nový fakultní systém rolí umožní:
* Transparentní a formalizovaný výběr a nábor kandidátů.
* Strukturované hodnocení výkonu zaměstnanců zařazených do pozic/rolí.
* Školení a rozvoj zaměstnanců dle potřeb jednotlivých rolí.
* Zvážit přidání další úrovně liniového vedení do organizační struktury ústavů –
úrovně vedoucích oddělení.
Completed *HRA Dpt.
*HR Dpt.
*HRA Work Group
(Dpt. Heads)
1. https://is.muni.cz/do/sci/normy/SM/SM19-01/
2. https://www.sci.muni.cz/clanky/pracujeme-na-udrzeni-hr-award-the-hr-award-sustainability-
progress
3. 90% positions with job descriptions in place
2 Career Code
Kariérní řád
Creation of a faculty Career Code, built on the new Faculty Role system and
allowing individual departments to add their specifics in their departmental
operational procedures, containing:
* Career development paths, presented on the faculty Career page, and being
refrenced from a job advertisement.
* Rules for granting unlimited contracts, and for limited contracts the aim to
provide the longest contract duration (3 yrs.) possible with respect to existing
project financing condition.
* Mandatory mobility aspects.
* Appointment of Faculty Career Advisor role, ensuring access to the career
advice.
* Specification of both research and teaching as competencies for individual
roles.
Vytvoření Kariérního řádu fakulty, který bude postaven na novém fakultním
systému rolí a který jednotlivým ústavům ponechá prostor na jejich specifika (v
podobě ústavních operačních dokumentů).
Nový Kariérní řád bude obsahovat:
*Modely kariérního rozvoje (kariérní cesty), prezentované na kariérní stránce. Na
tuto sekci kariérní stránky bude také odkaz z textu nabídky volné pracovní
pozice.
*Pravidla pro poskytování pracovních smluv na dobu neurčitou, a cíl poskytovat
nejdelší možnou dobu pro pracovní smlouvy na dobu určitou (3 roky), se
zohledněním podmínek financování projektů.
*Prvky povinné mobility.
*Vytvoření role poradce v oblasti kariéry a kariérního rozvoje .
*Specifikace pedagogických i výzkumných kompetencí pro individuální pracovní
pozice/role.
Completed *HRA Dpt.
*HR Dpt.
*HRA Work Group
(Dpt. Heads)
1. https://is.muni.cz/do/sci/normy/SM/SM19-02/
2. Newsletter https://www.sci.muni.cz/clanky/pracujeme-na-udrzeni-hr-award-the-hr-award-
sustainability-progress
3. 100% research positions with career path description in place
3 Employee Evaluation/Appraisal
System
Systém hodnocení výkonu
zaměstnanců
Implementation of a new faculty Employee Evaluation/Appraisal System,
containing:
* Framework for setting evaluation targets for individuals - public
engagement activities, research/teaching targets, leadership and mentoring
targets etc. and employee evaluation against targets.
* Presence of international evaluators for senior researchers.
* Specification of rules for motivation bonus (variable pay).
Zavedení nového fakultního systému hodnocení zaměstnanců, obsahujícího:
* Rámec pro stanovení individuálních výkonových cílů pracovníků – propagace
vědy ve společnosti, cíle v oblasti výzkumu a výuky, cíle v oblasti vedení lidí
(leadershipu) a mentoringu atd.
* Hodnocení výkonu pracovníků z hlediska naplnění stanovených cílů.
* Přítomnost mezinárodních hodnotitelů pro hodnocení seniorních výzkumných
pracovníků.
* Stanovení pravidel pro motivační bonusy (pohyblivá složka mzdy).
Completed *HRA Dpt.
*HR Dpt.
*HRA Work Group
(Dpt. Heads)
1.
https://is.muni.cz/do/sci/normy/SMD/SM_2019_5/
2. Newsletter
https://www.sci.muni.cz/en/current-news/we-are-working-on-sustaining-the-hr-award
3. Circa 900 employees yearly evaluated against targets
Sharing best practice: https://www.sci.muni.cz/en/about-us/hrs4r/news/the-faculty-of-sciences-
employee-evaluation-left-a-strong-impression-at-the-resilience-leadership-in-academia-symposium
4 OTM-Recruitment Policy
Pravidla výběrového řízení
fakulty
Creation and implementation of the Faculty OTM-Recruitment Policy
applicable for recruitment of both academic and non-academic positions
including:
* Specification of responsibilities for the Faculty recruitment process.
* Rules for appointment of a selection committees according to the type and
character of positions and commitee composition (e.g. recommendations for
gender balance and diversity, expertise of the members, voting rights,
presence of external/international members, career breaks in the CV,
seniority etc.).
* Rules for candidate evaluation within the selection.
* Concept of internal recruitment.
* Publishing the policy using the Faculty communication system.
Vytvoření a implementace směrnice pro nábor – fakultní pravidla (řád)
výběrového řízení upravující přijímání akademických i neakademických
zaměstnanců se zohledněním principů Kodexu náboru výzkumných pracovníků,
zahrnující:
* Specifikaci odpovědností za proces náboru fakultě
* Pravidla pro jmenování členů výběrových komisí podle typu a charakteru
pracovních pozic a složení komise (např. doporučení pro vyváženost poměru
mezi muži a ženami, odborné znalosti členů komise, hlasovací práva, přítomnost
externích/mezinárodních členů, seniorita apod.).
* Pravidla pro hodnocení kandidátů v průběhu výběrového řízení.
* Koncepce interního náboru.
* Zveřejnění řádu výběrového řízení prostřednictvím fakultního komunikačního
systému.
Completed *HRA Dpt.
*HR Dpt.
*HRA Work Group
(Dpt. Heads)
1.https://is.muni.cz/do/sci/normy/SM/SM19-03/
https://www.sci.muni.cz/en/careers-at-the-sci-muni/recruitment-process-at-the-sci-mu
2. Newsletter
https://www.sci.muni.cz/clanky/pracujeme-na-udrzeni-hr-award-the-hr-award-sustainability-progress
3. 100% staff informed
4. Channels for job posting Internal, Repository for Assessors
5. web link Euraxess https://euraxess.ec.europa.eu/partnering/organisations/profile/32325
6. [hiring manager feedback] - We are collecting the hiring mng feedback through the Employee
Questionnaire (2020, 2023)
7. 100 % of informed applicants
8. [successful candidate feedback] – this indicator was not implemented from operational reasons and
will be re-considered in the AP 35 Review and update of the current Recruitment policy and guidelines
5 OTM-Recruitment Process
(Guidelines)
Praktická příručka pro výběrové
řízení fakulty
Creation and implementation of the OTM-Recruitment Process (Guidelines),
both for external and internal hiring, as a practical methodology and helpful
framework, including:
* Detailed recruitment process description.
* Guidelines and templates for external and international job posting.
* List of recruitment channels and sources.
* Templates for transparent candidate evaluation (interview feedback form),
antidiscrimination list of questions (What to ask and not to ask at the
interview).
* Templates for situational communication with candidates.
Návrh a implementace procesu výběrového řízení (se zohledněním principů
Kodexu náboru výzkumných pracovníků, OTM-Recruitment Process Guidelines),
včetně praktické metodiky v následujících oblastech:
* Podrobný popis procesu náboru.
* Pokyny a šablony pro externí a mezinárodní inzerování pozic.
* Seznam zdrojů a kanálů pro inzerování pozic.
* Šablony pro transparentní hodnocení kandidátů (formulář zpětné vazby z
pohovoru), a seznam nediskriminačních otázek v rámci pohovoru.
* Šablony pro komunikaci s kandidáty.
Completed *HRA Dpt.
*HR Dpt.
*HRA Work Group
(Dpt. Heads)
1.https://is.muni.cz/auth/do/sci/normy/PO/prirucka_vr_recruitment_guidelines/ - Internal Doc.
2. Newsletter: https://www.sci.muni.cz/clanky/v-ramci-projektu-hr-award-zavadime-dalsi-novinky-v-
oblasti-pece-o-zamestnance-na-prirodovedecke-fakulte-mu
3. 100% staff informed
4. Channels for job posting Internal, Repository for Assessors
5. https://euraxess.ec.europa.eu/partnering/organisations/profile/32325
6. [hiring manager feedback] - We are collecting the hiring mng feedback through the Employee
Questionnaire (2020, 2023)
7. 100% of informed applicants
8. [successful candidate feedback] – this indicator was not implemented due to operational reasons
and will be re-considered in the AP 35 Review and update of the current Recruitment policy and
guidelines
6 Usage of English
Používání angličtiny
Translation of all relevant Faculty/University documents, websites and
employee mandatory training into English.
Initaited with a rule of "Only Czech/English communication to all employees
and faculty relevant regulations to be issued from January 2019", and ongoing
for all new relevant documents and communication, also in line with planned
University Language policy.
Onwards for all new official documents, backwards for old relevant
documents.
Překlad všech relevantních fakultních a univerzitních dokumentů, webových
stránek a povinných školení pro zaměstnance do angličtiny. Od ledna 2019 bude
komunikace fakulty se zaměstnanci probíhat v českém a anglickém jazyce, totéž
platí pro všechny nové oficiální relevantní dokumenty.
Relevantní fakultní dokumenty vzniklé před tímto datem budou postupně
přeloženy.
Completed/Ong
oing
HRA Dpt. 95 % of relevant documents in English
30% of trainings organized by the Faculty were in English. Participation of international staff
registered to the training appeared to be an issue.
https://www.sci.muni.cz/en/about-us/hrs4r/news/workshops-for-international-employees-of-faculty-
of-science-mu
https://www.sci.muni.cz/en/about-us/hrs4r/news/career-development-workshops-for-phd-students-
and-postdoctoral-fellows-of-mu-faculty-of-science
https://www.sci.muni.cz/en/about-us/hrs4r/news/hr-award-information-sessions-for-employees-and-
phd-students-of-faculty-of-science-mu
https://www.sci.muni.cz/en/about-us/hrs4r/news/faculty-of-science-mu-organized-hr-award-renewal-
workshop-led-by-mary-kate-oregan-from-university-college-cork
7 Code of Ethics
Etický kodex
Creating a Code of Ethics for the FoS, expanding the University’s Code, to
focus on principles of the HRS4R.
Vytvoření Etického kodexu fakulty, vycházejícího z etického kodexu univerzity,
respektujícího principy strategie řízení lidských zdrojů v oblasti výzkumu, HRS4R.
Completed * Legal Dpt. 1.https://is.muni.cz/do/sci/normy/SM/SM18-01/
https://www.sci.muni.cz/en/careers-at-the-sci-muni/ethics-at-the-workplace/code-of-ethics
2. Newsletter
https://cdn.muni.cz/media/3115445/hr-award-update-employees-sci-mu_eng_201218_final.pdf
https://www.sci.muni.cz/newsletter/archiv/2018-03-sci-newsletter
3. 100 % of employees informed
New Code of Ethics MU 2024: https://www.muni.cz/en/about-us/official-notice-board/mu-code-of-
ethics
8 Onboarding Process
Proces adaptace nových
zaměstnanců
Implementation of an Onboarding process as a phase following the
Recruitment process in the Employee Life Cycle, including:
* Guidelines (handbook) for new employees.
* Training of new employees in ethical and professional aspects of research,
intellectual property rights, co-authorship and H&S.
* Official mentor assignment to a new employee and related actions.
* Establishing a new employee/hiring manager (supervisor) feedback
mechanism.
Implementace procesu adaptace nových zaměstnanců (Onboarding) jako fáze
následující výběr a nábor zaměstnance, včetně:
* Vytvoření příručky pro nové zaměstnance.
* Školení nových zaměstnanců v etických a profesních aspektech výzkumu, práv
duševního vlastnictví a BOZP.
* Přidělení oficiálního mentora nově příchozímu zaměstnanci a s tím související
činnosti.
* Zavedení mechnismu pro získávání zpětné vazby od nových
zaměstnanců/vedoucích pracovníků prijímajících nového zaměstnance.
Completed *HR Dpt.
*HRA Dpt.
*HRA Work Group
(Dpt. Heads)
* RMU HR Dpt.
* RMU IT Dpt.
1. https://is.muni.cz/do/sci/normy/SM/SM20-05/?lang=en
2. [# of new employees trained] 100%
3. [successful candidate feedback after first 12 months] changed to "after a trial period" indicator, in
relation to implementation of the eApplication
4. [# of employees leaving within the first 12 months]
5. [# of employees leaving due to performance issues],
6. [exit interview feedback]
Last 3 indicators were not implemented due to operational reasons and will be reconsidered within the
new AP 34 Offboarding process
* Employee Handbook: https://is.muni.cz/auth/do/sci/normy/SM/SM20-
05/SM_5_2020_EN_Attachment_4_Handbook_for_Employees_SCI_MU.pdf
* https://www.sci.muni.cz/en/current-news/hr-award-news-at-muni-sci-in-the-second-half-of-2020
Process converted into the eApplication, pilot from 2023 (Dean's Office, 6 departments
9 eLearning on ethical and
professional principles
(Refresher)
Školení v oblasti etických a
profesních aspektů výzkumu
Implementation of Refresher eLearning in ethical and professional aspects of
research, intellectual property rights, co-authorship.
Status 2024: The training will be delivered by the Rector‘s Office MU,
implementation will follow. Delivery of the item is delayed and moved to the
2024-27 cycle.
Zavedení eLearningu v oblasti etických a profesních aspektů výzkumu, práv
duševního vlastnictví, spoluautorství.
Status 2024: Bude dodáno RMU, po dodání zpřístupníme pro zaměstnance
fakulty. Dodání školení je zpožděno a přesunuje se do cyklu 2024-27.
.
In Progress
(Dealyed)
Thematic
Workgroup
established, not
working
*HRA Dpt.
*HR Dpt+N16.
[# of employees trained]
Refresher eLearning on ethical and professional aspects of research, intellectual property rights, coauthorship
was not implemented, delivery is delayed from the university side, Rector's office. Delivery
od the action item is moved to the 2024-27 cycle.
10 eLearning tool
Zavedení školení formou
eLearning
Implementation of eLearning tool allowing systematic and efficient
onboarding and refresher training.
Implementace eLearningu - nástroje pro elektronické školení, umožňujícího
provádění vstupních školení pro nováčky i periodických školení.
Completed/Ong
oing
*HR Dpt.
*HRA Dpt.
*Faculty IT Dpt.
*RMU IT Dpt.
1. [100% of employees have eLearnings available]
Due to Covid measurements eLearning form of training became usual practice
2. web links:
* https://www.sci.muni.cz/en/current-news/great-news-osh-and-fp-e-learning-available-in-is
* https://portal.muni.cz/sci/o-mne/podpora/oddeleni-informacnich-a-komunikacnich-technologii/oikt-
skoleni
* https://portal.muni.cz/sci/employees/personal/education-and-development
*Repository for Assessors
11 Health and Safety training and
documentation process
Dokumentace a školení BOZP
Implementation of the Faculty Occupational Health and Safety training and
documentation process.
Status 2024: The Directive was issued in 2020, implementation at workplaces
is in progress. Partially completed and moved on the next cycle.
Implementace procesu pro školení a dokumentaci v oblasti bezpečnosti a
ochrany zdraví při práci (BOZP).
Status 2024: Směrnice byla vydána 2020, zbývá dokončit implmentaci na
pracovištích. Dokončeno částečně, přesouvá se do dalšího cyklu.
In progress
(Partially
Completed)
*H&S Dpt.
*Legal Dpt.
* HR Dpt.
*HRA Work Group
(Dpt. Heads)
1.https://www.sci.muni.cz/en/current-news/great-news-osh-and-fp-e-learning-available-in-is
https://is.muni.cz/do/sci/normy/SM/SM20-04/
2. 100% of employees trained in obligatory OHS
3. [# of supervisors trained on the process] - Moved on
The Directive was issued in 2020, all employees are being trained via elearning. Advanced
implementation at individual workplaces is in progress, delayed and is moved to next cycle.
12 Information Security process
Proces informační bezpečnosti
Implementation of the Faculty Information Security process for data
management, data back-up and document management guideline.
Implementace procesu informační bezpečnosti na fakultě - správa dat, jejich
zálohování a zabezpečení IT systémů.
Completed *Faculty IT Dpt.
*HRA Dpt.
*Legal Dpt.
* https://is.muni.cz/auth/do/sci/normy/SM/SM23-01/ - Internal document, Repository for Assessors
* https://www.sci.muni.cz/en/current-news/new-information-security-policy-at-the-sci-muni
* https://www.sci.muni.cz/en/employee-newsletter/archiv-1/2023-04-sci-newsletter-pro-zamestnance
The directive was published and implemented, training on the directive was delivered.
13 Improvement of Internal
Communication
Interní komunikace
Improvement of the Faculty Internal Communication:
* Implementation of the Faculty Intranet, section supporting administration
processes, HR (My HR portal) and research project administration, including:
- internal Career Advice site, which will contain basic career advisory,
important info and reference containing references to the University Career
Center, all Faculty vacancies, and also reference to external research
opportunities presented by the Czech recruitment engine Researchjobs.cz.
- section on available trainings related to researcher competency building,
also available in English.
* Implementation of the Faculty periodic newsletter, bringing faculty core
information, information related to strategic goals, and containing
“Successful women” section.
* Implementation of intradepartmental communication framework, so that
employees and doctoral students are updated on strategic plans and status of
projects, on project administration methodology and targets.
Zlepšení interní komunikace na fakultě:
* Zavedení fakultního intranetu, portálu podpory administrativních procesů,
sekce personální péče o zaměstnance (My HR) a sekce administrace projektů,
včetně:
- Interní kariérní stránky, obsahující základní rady pro kariérní rozvoj, důležité
informace a odkazy na Kariérní centrum MU, seznam volných pracovních pozic
na fakultě a také odkazy na externí výzkumné příležitosti inzerované na portálu
Researchjobs.cz aj.
- Sekce s nabídkou školení, jejichž účelem je rozvoj kompetencí výzkumných
pracovníků.
* Zavedení pravidelného fakultního newsletteru, přinášejícího důležité
informace a novinky, informace týkající se strategických cílů a také sekci
„Úspěšné ženy vědkyně“.
* Implementace modelu interní komunikace fakulty, do kterého budou
vstupovat i jednotlivé ústavy tak, aby zaměstnanci i doktorandi byli informováni
o strategických plánech, o stavech projektů, metodologii správy projektů, cílích
aj.
Completed/Ong
oing
*HRA Dpt.
*HR Dpt.
*PR Dpt.
*HRA Steering
Committee (Dean’s
Board)
1.
https://www.sci.muni.cz/en/newsletters
https://www.sci.muni.cz/en/all-events
2. 100% of employees informed (https://www.sci.muni.cz/en/current-news/launch-of-the-muniemployee-portal,
https://www.sci.muni.cz/en/about-us/hrs4r/news/mu-application-regulationsagreement,
https://www.sci.muni.cz/en/current-news/hr-excellence-in-research-sci-muni-hr-award-in-
2022)
3. HR part of the faculty section of the Employee Portal up-to-date: Repository for Assessors
Implemented rule for billingual internal communication to all employees.
14 Improvement of External
Communication
Externí komunikace
Improvement of the Faculty’s External Communication & Employer
Branding:
* Creation of a new complex Faculty website including a Faculty Career page,
containing containing success stories of the Faculty alumni and Successful
women section.
* Creation of a faculty Communication plan, including public engagement
activities department wise.
Zlepšení fakultní komunikace směrem navenek a budování značky
zaměstnavatele (Employer Branding):
* Vytvoření nové webové stránky fakulty, včetně externí fakultní kariérní
stránky, která bude obsahovat příklady úspěšných absolventů fakulty, sekci
„Úspěšné ženy vědkyně“ aj.
* Vytvoření komunikačního plánu fakulty, včetně plánu akcí propagace vědy pro
veřejnost.
Completed/Ong
oing
*PR Dpt.
*HRA Dpt.
*HRA Steering
Committee (Dean’s
Board)
1. https://www.sci.muni.cz/en
https://www.sci.muni.cz/en/careers-at-the-sci-muni
https://www.sci.muni.cz/en/careers-at-the-sci-muni/success-stories
https://www.sci.muni.cz/en/all-events
2. web site visit rate Repository for assessors
HRS4R Faculty of Science MU - ACTION PLAN 2018-2027
(HR Excellence in Research Award)
Initial AP 2018 Completed
Added AP 2020 in Progress
Added AP 2024 Extended
New
18 Competency building for senior
reserchers
Rozvoj znalostí a kompetencí pro
vedoucí a seniorní výzkumné
pracovníky
Competency building for senior researchers:
* Leadership training for senior researchers, managers and supervisors,
including: mentoring, coaching and communication skills, time management,
cultural and gender diversity generation specifics.
Mentoring competency building to be supported by cooperation with the
Czech representation of European Network of Mentoring Programmes for the
Advancement of Equal Opportunities and Cultural
and Institutional Change in Academia and Research [http://www.eument-
net.eu/]
Leadership training to be provided in appropriate form and using professional
experienced and mature lecturer, who would be respected by senior
researchers.
* HR minimum for senior researchers (HR Academy).
Rozvoj znalostí a kompetencí pro vedoucí a seniorní výzkumné pracovníky:
* Školení v oblasti vedení lidí (Leadership) pro seniorní vědce, manažery a
vedoucí zaměstnance, zahrnující mentoring, koučink, budování komunikačních
dovedností, time management, specifika kulturní, genderové a generační
odlišnosti (diverzita).
Budování kompetencí v oblasti mentoringu navázat také na české zastoupení
organizace European Network of Mentoring Programmes for the Advancement
of Equal Opportunities and Cultural and Institutional Change in Academia and
Research [http://www.eument-net.eu/.
Školení v oblasti vedení lidí (Leadership) by mělo být poskytováno
profesionálními, zkušenýmia lidsky zralými lektory, kteří budou seniorním
vědcům důstojnými a respektovanými partnery.
* HR minimum pro vedoucí pracovníky a seniorní výzkumné pracovníky (HR
Akademie).
Completed *HRA Dpt.
*HR Dpt.
*HRA Work Group
(Dpt. Heads),
*Usage of external
trainers
1. A total of 14 development trainings for managers and senior researchers were held (management
skills, cultural differences, gender, negotiation, labour law):
*https://www.sci.muni.cz/en/about-us/hrs4r/news/faculty-training-on-how-to-select-and-hire-new-
colleagues
*https://www.sci.muni.cz/en/about-us/hrs4r/news/management-skills-training-sessions-for-
supervisors-of-the-faculty-of-science-mu
*https://www.sci.muni.cz/en/current-news/development-training-for-supervisors-of-the-faculty-of-
science-mu
*Approximately 80% of managers and senior researchers were trained
2.Feedback on the training is mostly positive, participants are contacted after each part of the training,
most participants rate the training as useful, they are satisfied with the quality of the information and
use it in their practice
19 Review and adjustment of
existing university IS/IT tools and
identifying new HR Process areas
for digitalization
Revize a optimalizace
univerzitních IS/IT nástrojů a
aplikací
Decrease of administrative burden by reviewing existing university IS/IT
tools:
* Adjustment of internal university eRecruitment tool, so that its full
functionality is utilized (e.g. data collection, automatic feedback etc.).
* Ensure IT-IS tools are further developed and configured so that they allow
utilization of all existing functionalities: University applications on the
internal systems (INET, IS), University HR system (Magion) and others.
Snížení administrativní zátěže (nejen) vedoucích pracovníků revizí a optimalizací
stávajících univerzitních IS/IT nástrojů a aplikací:
* Úprava univerzitního interního systému pro nábor zaměstnanců (eRecruitment
- Inet), a plné využívání jeho funkcí (např. sběr dat pro reporting, automatická
odpověď kandidátům aj.)
* Zajištění dalšího vývoje a konfigurace univerzitních IT/IS nástrojů a aplikací tak,
aby umožňovaly využití všech stávajících funkcí: INET, IS, univerzitní HR systém
(Magion) a další.
Completed *HRA Dpt.
*HR Dpt.
*Faculty IT Dpt.
*RMU IT Dpt.
There were enormous efforts conducted in improvement and enhancement of the eTools with the aim
to decresa the admin burden and make the HR processes more transparent and efficient, through
newly established university wide workgroups where we played active role on behalf of the Faculty.
[web link] - printscreens in Repository for Assessors from Inet - Jobs.MU. Onboarding, IS - Evak,
Regulation Agreement application
[% of recruitment process covered] 80% of recruitment process covered by the eRecruitment Tool
[# of posted vacancies] - 100% vacancies go through the eRecruitment Tool
[hiring manager feedback] indicator not implemented yet
[# of informed applicants] - 100% based on the process which is fully adhered to
[# of tools reconfigured] - 3: Inet - Jobs.MU. Onboarding, IS - Evak, Regulation Agreement application
(allowing the faculty to make all employees familiar with new procedures and processes in monitorable
and documented manner: https://www.sci.muni.cz/en/about-us/hrs4r/news/mu-application-
regulations-agreement)
20 Employee and PhD Student
Satisfaction Survey
Průzkum spokojenosti
zaměstnanců a PhD studentů
Implementation of Faculty Employee Satisfaction Survey, in the end of the
Revised Action Plan implementation phase, anonymous, focused on some of
the Charter and Code priciples - working conditions and supervision, with
communication of results on the Faculty level and follow ups at the
Researchers Focus Group reviews.
Provedení průzkumu spokojenosti zaměstnanců fakulty (Employee Satisfaction
Survey), který bude anonymní, zaměřený na principy Charty a Kodexu
výzkumného pracovníka, zejména na oblast pracovních podmínek a vedení.
Výsledky budou zpřístupněny na fakultní úrovni a projednány na úrovni zástupců
výzkumných pracovníků fakulty (Researchers Focus Group).
Completed *HRA Dpt.
*HR Dpt.
*HRA Work Group
(Dpt. Heads)
*October 2020 Questionnaire Survey among Faculty employees and PhD Students (Interim Internal
Review), response rate 28%, Survey Report here:
https://is.muni.cz/do/sci/web/HRA/dotazniky_surveys/dotaznik_pro_zamestnance_sci_mu_2020/
* PhD students are addressed annually via Quaestionnaire Survey in relation to the Faculty PhD Day,
reports here: https://is.muni.cz/do/sci/web/HRA/Dotazniky_pro_phd_studenty/
* October 2023 Questionnaire Survey among Faculty employees (Renewal Internal Review), response
rate 32%, report here:
* https://www.sci.muni.cz/en/about-us/hrs4r/news/results-of-the-muni-faculty-of-sciencequestionnaire-survey-conducted-in-october-2023
*
https://is.muni.cz/do/sci/web/HRA/dotazniky_surveys/dotaznik_zamestnanci_survey_employees_sci_
2023/
21 Working Time Rules
Pravidla pro organizaci pracovní
doby
Creation and implementation of Faculty Working time rules, in addition to
the University framework regulation, including flexible working hours and
home office.
Tvorba a implementace fakultních pravidel pro organizaci pracovní doby, jako
doplnění stávající univerzitní směrnice, včetně pravidel pro pružnou pracovní
dobu a práci z domova (home office).
Completed * HR Dpt.
* HRA Dpt.
* Legal Dpt.,
* HRA Work Group
(Dpt. Heads),
* HRA Steering
Committee (Dean’s
Board)
1. Internal document in Repository for Assessors
2. 100% of employees informed]
New version of the regulation published internally according to new legislation 2023:
https://is.muni.cz/auth/do/sci/normy/SM/SM19-04/
Internal doc, Repository for Assessors
22 Gender sensitization actions
Akce na podporu propagace žen
vědkyň
Implementation of Faculty gender sensitization actions and their
communication: e.g. “Successful women” campaign. Cooperation with the
Czech Researcher Centre for Gender and Science, Institute of Sociology,
Czech Academy of Sciences [www.genderaveda.cz].
Zavedení akcí na podporu žen ve vědě, např. kampaň „Úspěšné ženy vědkyně".
Navázání spolupráce s Národním kontaktním centrem pro gender a vědu,
Sociologický ústav Akademie věd ČR [www.genderaveda.cz].
Completed/Ong
oing
* PR Dpt.
*HRA Dpt.
*Legal Dpt.
As a core output from this action point, there is a dedicated website created and continously updated:
[https://www.sci.muni.cz/en/careers-at-the-sci-muni/women-in-science-women-at-the-faculty-ofscience-mu],
https://www.sci.muni.cz/en/about-us/hrs4r/news/488738u-women-in-science-women-at-
the-faculty-of-science-mu
[# of actions]: this indicator, i.e. tracking all individual actions was not implemented yet, as the actions
were organized by multiple faculty workplaces
* External gender Audit 2021, https://www.sci.muni.cz/en/about-us/hrs4r/news/521104u-gender-
audit-at-the-faculty-of-science-mu
* FORBES: https://www.sci.muni.cz/en/current-news/scientists-from-masaryk-university-s-faculty-of-
science-have-been-selected-for-forbes-magazine-s-top-czech-female-scientists-of-2023
23 Training and development
guidelines
Metodika pro školení a rozvoj
Creation of the Faculty training and development guidelines, including
framework process description, as a practical methodology for the Faculty
and departmental training, mentoring and development activities.
Vytvoření fakultní metodiky pro školení a rozvoj, včetně popisu procesu pro
fakultu i ústavy.
Completed *HRA Dpt.
*Legal Dpt.
*HRA Work Group
(Dpt. Heads)
web link: https://is.muni.cz/do/sci/normy/SM/SM23-02/?lang=en;setlang=en
100% of employees informed: https://www.sci.muni.cz/en/about-us/hrs4r/news/rules-for-education-
and-development-of-employees-and-training-offer-in-the-new-section-of-the-faculty-portal
Examples od delivered trainings:
https://www.sci.muni.cz/en/about-us/hrs4r/news/workshops-for-international-employees-of-faculty-
of-science-mu
https://www.sci.muni.cz/en/current-news/development-training-for-supervisors-of-the-faculty-of-
science-mu
https://www.sci.muni.cz/en/about-us/hrs4r/news/management-skills-training-sessions-for-supervisors-
of-the-faculty-of-science-mu
24 Faculty Gender Equality
Implementation Plan
Implementační plán genderové
rovnosti SCI MUNI
Gender sensitivity and equality represent essential topics at the Faculty, as
visible in Surveys 2020 and 2023, including but not only the importance of
transparent personal evaluation in connection to remuneration.
Planned activities: Cooperation in creation and implementation of the Gender
Equality Plan at the university level and its projection to the Faculty level
documentation. Inclusion of the Gender Equality concept in the Faculty Longterm
Strategic Plan 2021+, increase of awareness, importance of PayGap
analysis, consideration of utilizing the Logib tool. The important topic of
gender balance will be also partially solved by the OPZ+ project (Flexible
Working Culture, where we received project financial support), including
realization of the second Faculty gender audit from which we will extract
additional suggestions.
Therefore, the item was extended and moved to the 2024-27 cycle with the
intention of aligning with the university GEP implementation plan.
Genderová senzitivita a rovnost jsou na fakultě důležitými tématy, jak také
potvrzují výstupy Dotazníku 2020 i 2023, včetně ale nejenom tématu
transparentnosti hodnocení ve vazbě na odměňování.
Plánované aktivity: Spolupráce při tvorbě a realizaci Plánu genderové rovnosti na
univerzitní úrovni a jeho promítnutí do dokumentace a implementace na úrovni
fakulty. Zapracování koncepce genderové rovnosti do Dlouhodobého
strategického záměru fakulty 2021+. Zvýšit informovanost, realizovat analýzu
odměňování, zvážit využití nástroje Logib (Paygap Analysis).
Částečně bude důležité téma genderové rovnosti řešeno také projektem OPZ+
(Flexibilní pracovní kultura, kde jsme získali finanční podporu), včetně realizace
druhého fakultního genderového auditu, ze kterého vytěžíme další konkrétní
podněty. Položka se proto přesouvá do cyklu 2024-27 v návaznosti na MU plán
implementace.
Extended Thematic
Workgroup
functional
* Vice-Dean for
Quality
* HRA Dpt.
* HR Dpt.
* RMU HRA
*HRA Work Group
(Dpt. Heads)
* HRA Steering
Committee (Dean’s
Board
University GEP: https://www.muni.cz/media/3371580/gender_equality_plan_mu_gep_mu_en.pdf
https://www.sci.muni.cz/en/careers-at-the-sci-muni/ethics-at-the-workplace/gender-and-sexual-
harassment-prevention
100% faculty salaries analysed within the Faculty Gender audit 2021 with no major finding in the area
of a potential PayGap: https://www.sci.muni.cz/en/about-us/hrs4r/news/521104u-gender-audit-at-
the-faculty-of-science-mu
Gender sensitivity and equality represent important topics at the Faculty, as visible in Surveys 2020 and
2023, including but not only importance of transparent personal evaluation in connection to
remuneration.
Planned activities: Cooperation in creation and implementation of Gender Equality Plan at the
university level and its projection to the Faculty level documentation. Inclusion of the Gender Equality
concept in the Faculty Long-term Strategic Plan 2021+, increase of awareness, importance of PayGap
analysis, consideration of utilizing the Logib tool. The important topic of gender balance will partially
solve also the OPZ+ project (Flexible Working Culture, where we received a project financial support),
including realization of the second Faculty gender audit from which we will extract additional
suggestions.
Therefore, the item was extended and moved to the 2024-27 cycle with the intention to align with the
university GEP implementation plan.
25 Guideline for dealing with
performance, work discipline
issues nad contract terminations
Pravidla pro řešení problémů s
výkonem, pracovní disciplínou a
ukončování pracovního poměru
This Guideline should serve as part of the documentation for the HR Academy
for supervisors, see also Action point No. 18.
Tato pravidla by měla sloužit jako součást dokumentace pro HR Akademii pro
vedoucí pracovníky, viz také bod č. 18.
Completed * Legal Dpt.
* HRA Dpt.
* HR Dpt.
*HRA Work Group
(Dpt. Heads)
* HRA Steering
Committee (Dean’s
Board)
The document is Faculty Internal, published on SharePoint with access rights limited to Supervisors.
Repository for Assessors.
100% supervisors trained by the Head of Personnel Department.
26 Communication of Career
Development Rules
Komunikace pravidel kariérního
rozvoje
Improvement of awareness on career development paths at the Faculty and
related communication.
Employee Survey 2020 results show rather low awareness of the new Career
Code and career development possibilities at the Faculty’s workplaces.
Survey 2023 again shows importance of removing barriers, importance of
managerial roles in communication and necessary improvement of
awareness. Based on the Survey 2023, this item is partially completed and
therefore moved (extended) to the 2024-27 cycle, where we plan to expand it
with the new European Competence Framework for Researchers.
Zvýšení povědomí o možných cestách kariérního rozvoje na fakultě a související
komunikace.
Výsledky průzkumu mezi zaměstnanci v roce 2020 ukazují poměrně nízké
povědomí o existenci nového kariérního řádu a možnostech kariérního rozvoje
na pracovištích fakulty.
Dotazník 2023 znovu ukazuje důležitost odstraňování bariér, důležitost role
vedoucích pracovníků v komunikaci, potřebu zlepšit informovanost. Z toho
vyplývá, že tato položka byla naplněna pouze částečně a přesunujeme ji do cyklu
2024-27, kde ji plánujeme rozšířit zohledněním nově vydané European
Competence Framework for Researchers.
Extended *HRA Dpt
* HR Dpt.
*HRA Work Group
(Dpt. Heads)
[better awareness expressed in the Employee Survey in 2023] this indicator has been fulfilled only
partially
Employee Survey 2020 results show rather low awareness of the new Career Code and career
development possibilities at the Faculty’s workplaces.
Survey 2023 again shows importance of removing barriers, importance of managerial roles in
communication and necessary improvement of awareness. Based on the Survey 2023, this item is
partially completed and therefore moved (extended) to the 2024-27 cycle, where we plan to enhance it
by the new European Competence Framework for Researchers
27 Careers Web Page Design
Podoba kariérního webu
Improvement of Careers Web Page Design
Employee Survey 2020 results show rather critical opinion with regards to
graphical design of the new web page.
ZLEPŠENÍ DESIGNU KARIÉRNÍHO WEBU FAKULTY
Výsledky dotazníkového šetření mezi zaměstnanci v roce 2020 ukazují spíše
kritický názor na grafickou podobu nových webových stránek Kariéra.
Completed * PR Dpt.
* HRA Dpt
* iT Dpt.
[better evaluation expressed in the Employee Survey in 2023] this indicator has been fulfilled only
partially
Web link: https://www.sci.muni.cz/en/careers-at-the-sci-muni
28 Open Science Awareness
Povědomí o Open Science
* Ensuring Open Science Awareness at the faculty
* Increase of Publication Activity of the Faculty Researchers in Open Science
Media
* Inclusion of the Open Science and Open Access concept in the Faculty Longterm
Strategic Plan 2021+
* Include Open Science awareness into the Refresher training, action point
No. 9
* Zajištění povědomí o Open Science na fakultě
* Zvýšení publikační aktivity výzkumných pracovníků fakulty v režimu Open
Science
* Zapracování konceptu Open Science a Open Access do Dlouhodobého
strategického záměru fakulty 2021+.
* Zařazení povědomí o Open Science do periodických školení k etice výzkumu,
bod č. 9.
Completed Thematic
Workgroup
functional
*Vice-Dean for
Science, Research,
Foreign Relations,
and
Doctoral Studies
*Vice-Dean for
Quality
LIBRARY SCI MUNI
HRA Dpt.
[# of events] - Events tracked and reported by the Faculty Central Library
[# of publications in open science media] tracked and reported by the Faculty Central Library
We progressed in the area of Open Science Awareness: On top of activities described within the Interim
Assessment, there was a Thematic Work Group established under ownership of a Faculty’s Library,
which is actively utilizing the University information sources, namely the newly formulated Open
Science Strategy MU, and actively promoting the Open Science events. More details in the dedicated
Repository for Assessors. We plan to create also the Faculty’s website for better OS and OA orientation.
29 Rules for Financial Conditions for
PhD Students
Pravidla pro finanční podmínky
PhD studentů
Supporting dignified financial (living) conditions for PhD students.
This is not only one of the PhD Survey outputs but also a generally discussed
problem related to the PhD studies system of the Czech Republic. After
discussions at the Researcher Focus Group meetings, rules for individual
doctoral boards appeared to be the best solution.
This topic was extended to the 2024-27 cycle because there are new rules
started on the Czech government level for 2024 and consequently will be
established at the university level. The Vice-Dean for Doctoral Studies works
on the university concept.
Podpora důstojných finančních (životních) podmínek doktorandů. To je nejen
jeden z výstupů dotazníkového šetření PhD studentů, ale i obecně diskutovaný
problém systému doktorského studia v ČR.
Po diskusích na setkáních tématické pracovní skupiny se jako nejlepší řešení jeví
nastavovat pravidla pro jednotlivé oborové doktorské rady.
Položku přesunujeme do cyklu 2024-7, protože pro rok 2024 vznikla nová
pravidla na úrovni státu a budou zohledněna v pravidlech MU. Proděkan pro
doktorské studium pracuje na koncepci pro celou univerzitu.
Extended Thematic
Workgroup
functional, awaiting
new rules on the
state level
* Vice-Dean for
Research,
International
Relations and
Doctoral Studies
* HRA Dpt
* HR Dpt.
[faculty/department guideline in place] - Intenal working version
This topic was extended to the 2024-27 cycle, because there are news rules being established on the
Czech government level and consequently will be established at the university level. The Vice-Dean for
Doctoral Studies works on the university concept.
Related information.
* MU to increase PhD scholarships to CZK 15,000: https://www.em.muni.cz/en/news/16022-mu-to-
increase-phd-scholarships-to-czk-15-000
* https://www.sci.muni.cz/en/current-news/vice-dean-for-doctoral-studies-doctoral-students-deserve-
a-salary-for-their-research-work
* https://vedavyzkum.cz/rozhovory/rozhovory/jaroslav-miller-novela-prinasi-radikalni-reformu-
doktorskeho-studia
30 Creation of Document
Management Guidelines
Vytvoření pravidel pro správu
dokumentů
Extension to the Information Security Policy, see action point No. 12, to
describe naming conventions for publishing faculty standards and regulations,
process for document publishing and granting access rights.
Rozšíření procesu informační bezpečnosti, viz bod č. 12, o popis jmenných
konvencí pro zveřejňování norem a předpisů fakulty, proces zveřejňování
dokumentů a udělování přístupových práv.
Completed *Faculty IT Dpt.
*HRA Dpt.
*Legal Dpt.
* https://is.muni.cz/auth/do/sci/normy/SM/SM23-01/
* https://www.sci.muni.cz/en/current-news/new-information-security-policy-at-the-sci-muni
* https://www.sci.muni.cz/en/employee-newsletter/archiv-1/2023-04-sci-newsletter-pro-zamestnance
Směrnice byla vytvořena, schválena a publikována, v 05 2023 jzaslána k seznámení přes Aplikaci pro
seznamování s předpisy na všechny zaměstnance.
Proběhlo zaškolení pracovníků děkanátu.
31 Measuring Recruitment
Effectivenes
Měření efektivity náboru
Implementation of Metrics for measuring recruitment effectiveness (using
data generated from the system, after adjustment of the university e-tool).
This action point enhances implementation of the new OTM-Recruitment
Process and is feasible only after adjustment of the university e-Recruitment
tool.
Zavedení metrik pro měření efektivity náboru (s využitím dat generovaných ze
systému, po úpravě univerzitní aplikace).
Tento akční bod posiluje implementaci nového procesu OTM-Recruitment a je
proveditelný až po úpravě univerzitní aplikace.
Completed * HR Dpt.
* HRA Dpt.
* RMU HR Dpt.
* RMU IT Dpt.
Metrics included in the Dashboard: Time to Hire, Number of Posted Vacancies, Gender Composition
of Selection Committees, Gender of Successful Candidates, Citizenship of Successful candidates
Dashboard will be generated Quarterly
Dashboard will be stored on SharePoint, with access for Paersonnel and HR Award dpts Dashboard will
be Yearly presented to the Faculty management
32 New HR Talent Management
Roles
Nové HR role pro práci s talenty
Talent Specialist Profile - Recruitment & Employer Branding, Employee
Evaluation, Training & Development, Gender.
During first 2 years of the HRS4R implementation at the faculty it became
clear that the new strategy brought several new processes that were not
existing in the past and consequently capacity of the existing HR team does
not meet the additional requirements arising from the newly implemented
processes. These new processes and activities enhance personnel
administration responsibilities to more advanced HR services: Recruitment
Process, Employee Evaluation, Onboarding, Employer Branding, Internal
Communication - namely HR Section of the Internal Employee Portal including
solving employee queries and maintenance of related HR FAQs, Training &
Development and Gender Equality.
PROFIL "TALENTOVÝ SPECIALISTA" - nábor a budování značky zaměstnavatele,
hodnocení zaměstnanců, vzdělávání a rozvoj, gender.
Během prvních dvou let implementace HRS4R na fakultě se ukázalo, že nová
strategie přinesla několik nových procesů, které v minulosti neexistovaly, a tudíž
kapacita stávajícího HR týmu nestačí na plnění dodatečných požadavkům
vyplývajících z nově zaváděných procesů. Tyto nové procesy a činnosti rozšiřují
povinnosti personální administrativy o pokročilejší služby v oblasti lidských
zdrojů: Náborový proces, hodnocení zaměstnanců, onboarding, budování značky
zaměstnavatele, interní komunikace - konkrétně HR sekce interního portálu pro
zaměstnance včetně řešení dotazů zaměstnanců a vedení souvisejících často
kladených otázek v oblasti lidských zdrojů, vzdělávání a rozvoje a rovnosti žen a
mužů.
Completed * Faculty Bursar
* HRA Steering
Committee (Dean’s
Board)
*HRA Work Group
(Dpt. Heads)
* HR Dpt.
* ESR Development Specialist role since 2021: https://www.sci.muni.cz/en/about-us/organisational-
structure/office-for-doctoral-studies-quality-academic-affairs-and-internationalization/contacts
* Training & Development Specialist role since 2022: https://www.sci.muni.cz/en/about-
us/organisational-structure/personnel-office-human-resources/team
HRS4R Faculty of Science MU - ACTION PLAN 2018-2027
(HR Excellence in Research Award)
Initial AP 2018 Completed
Added AP 2020 in Progress
Added AP 2024 Extended
New
33 Improvement of Working
Conditions
Zlepšení pracovních podmínek
Results of the 2020 and 2023 Surveys show significant interest in a childcare
facility. There was a second facility close to the second city center Faculty
location established by the university in addition to the Campus facility in
2021. However, in some instances, there appears to be negative feedback in
relation to this (Elánek) childcare provider (price, lack of communication in
English). As a solution, the university seeks an additional provider, also thanks
to our Faculty input.
Similarly to Survey 2020, there appears to be a request to improve catering
on both Kotlářská and Campus premises in the Survey 2023. The Faculty will
continue to monitor and provide feedback to the service providers. There was
also the university survey conducted concerning satisfaction with catering all
over the university, and we are awaiting related measurements.
In Survey 2023, importance of Work-life balance appears. This topic is
partially solved by the OPZ+ project (Flexible Working Culture, where we
received project financial support).
Based on the Survey 2023 feedback, we extended this item by adding a
provision of changing counters at Kotlářská and Campus Faculty premises as
an extension of the original action item from 2020.
We are also adding Expanding communication about opportunities to
support researchers returning after career breaks (e.g. Career Restart
programme and others).
Výsledky dotazníkového šetření 2020 i 2023 ukazují, že je značný zájem o
zařízení péče o děti. V blízkosti druhého sídla fakulty v centru města bylo
univerzitou zřízeno druhé dětské zařízení, doplňující zařízení na Kampusu
(Elánek). Dotazníkové šetření 2023 ukazuje nespokojenost s Elánkem (cena,
nedostatečná komunikace v angličtině). Na základě mmj. i našeho podnětu MU
hledá řešení, dalšího dodavatele.
Výsledky dotazníkového šetření 2020 i 2023 přináší požadavek na zlepšení
stravování v lokacích Kampus i Kotlářská. Fakulta bude nadále sledovat a
předávat zpětnou vazbu dodavatelům služby. Nedávno byl také proveden
celouniverzitní průzkum spokojenosti se stravováním, kde očekáváme související
univerzitní opatření.
Dotazníkové šetření 2023 také přináší požadavek podpory Work-life balance.
Toto téma je částečně řešeno projektem OPZ+ (Flexibilní pracovní kultura, kde
jsme získali finanční podporu).
Vzhledem k výstupům z dotazníkového šetření 2023 tuto akční položku
rozšiřujeme a přidáváme Zajištění přebalovacích pultů v prostorách PřF na
Kampusu a Kotlářské.
Dále přidáváme položku Rozšíření komunikace o možnostech podpory návratů
vědkyň/vědců po přerušení kariéry (např. program Career Restart aj.).
Extended * Faculty Bursar
* HR Dpt.
* HRA Dpt.
[Facility available]: https://www.sci.muni.cz/en/about-us/hrs4r/news/new-location-added-to-the-
childrens-groups-offer-at-the-faculty-of-science-of-mu
[better evaluation expressed in the Employee Survey in 2023]: this indicator has been fulfilled only
partially
MU measurements after Survey on quality of catering:
https://www.em.muni.cz/en/news/17158-canteens-to-offer-affordable-menus-priced-at-czk-85
Surveys 2020 and 2023 results show significant interest in a childcare facility . There was a second
facility close to the second city center Faculty location established by the university additionally to the
Campus facility in 2021. However, in some instances there appears negative feedback in relation to this
(Elánek) childcare provider (price, lack of communication in English). As a solution, the university seeks
for additional new provider, also due to our Faculty inputs.
Similarily to Survey 2020, there appears a request to improve catering on both Kotlářská and Campus
premises in the Survey 2023. The Faculty will continue to monitor and provide feedback to the service
providers. There was also the university survey conducted in relation to satisfaction with catering all
over the university, and we are awaiting related measurements.
In Survey 2023, importance of Work-life balance appears . This topic is partially solved by the OPZ+
project (Flexible Working Culture, where we received a project financial support).
Based on the Survey 2023 feedback, we enhanced this item by adding provision of changing counters
at Kotlářská and Campus Faculty premises as an extension of the original action item from 2020.
We are also adding the item Expanding communication about opportunities to support researchers
returning after career breaks (e.g. Career Restart programme and others).
34 Creation of an Offboarding
Process
Vytvoření procesu pro
administraci odcházejících
zaměstnanců
Formalizing technical administration of employees leaving the Faculty.
Implementation of checklists - IT, security, facility, personnel department
(exit interviews, attrition analysis).
Vytvoření offboarding procesu pro technickou administraci odcházejících
zaměstnanců.
Zavedení checklistů IT, bezpečnost, správa budov, personální (exit rozhovory,
analýzy statistik odchodovosti).
New 2024 * HRA Dpt.
* HR Dpt.
* IT Dpt.
* Facility Dpt.
[weblink to existing process document]
[# of leaving employees administered within the process]
35 Review and update of the
current Faculty Recruitment
Policy and Recruitment
Guideline
Revize a aktualizace Pravidel a
Příručky k VŘ
Survey 2023 shows, that satisfaction with the Dean‘s Office support and the
efficiency of the process is relatively high, but the open answers contain a
number of suggestions, especially regarding the admin support of the
process.
Planned actions: Updating the process according to the Survey outputs, the
new university policy, new job advertisement structure on the Euraxess
portal and according to ongoing proposals arising from practice.
This point builds on completed AP4 OTM-R Policy and AP5 Recruitment
Guideline SCI MUNI.
Revize a aktualizace Pravidel a Příručky k VŘ
Dotazník 2023: Spokojenost s podporou děkanátu a efektivitou procesu je
poměrně vysoká, ale otevřené odpovědi obsahují řadu návrhů, především co se
týče admin. podpory procesu.
Plánované aktivity: Aktualizovat dle výstupů dotazníku, nového ŘVŘ MU, změn
struktury inzerátu na portálu Euraxess a dle průběžných návrhů vycházejících z
praxe
New 2024 * HRA Dpt.
* HR Dpt.
* HRA Work
* Group (Dpt.
Heads)
[weblink to updated OTM-R Policy],
[weblink to updated Recruitment Guideline]
36 ​Review and update of the
Onboarding Process
Revize a aktualizace procesu
Adaptace
Review and update of the current Onboarding Directive so that the process
description is fully compatible with the newly implemented eTool.
Revize a aktualizace existující směrnice Adaptace: navázat na elektronickou
podobu postupně zaváděné aplikace.
New 2024 * HRA Dpt.
* HR Dpt.
* MU IT Dpt. (ÚVT)
[weblink to existing process document],
[% of newcomers administered using the Onboarding eTool]
37 Create Faculty Conflict
Resolution Procedure
Formulování postupu pro řešení
konfliktů na úrovni PřF
Based on the Survey 2023, respondents show little awareness of how to use
the existing university process. From the answers, the occurrence of
unethical behaviour at the Faculty is about 21% in the area of mobbing,
bossing and discrimination.
Planned activities: We plan to describe possible solutions at the Faculty level
and follow up on the rights protection process at the university. Improve the
external website and create an “Ethics at the workplace” section on the
Employee Portal (currently only on the external website). Work on the
internal culture of the Faculty in terms of preventing conflicts. Campaign on
the role of the university Ombudsperson and campaign on "How to prevent
conflicts", ensure awareness on what is included under the unethical
behaviour. This item builds on the completed AP16 Ombudsman.
Dotazník 2023 ukazuje malou informovanost respondentů jak využívat existující
univerzitní mechanismy. Z odpovědí vyplývá výskyt neetického chování na
fakultě cca 21 % v oblasti mobbingu, bossingu a diskriminace.
Plánované activity: Plánujeme popsat možnosti řešení na fakultní úrovni a
navázat na proces ochrany práv na MU. Vylepšit externí web a vytvořit sekci
“Etika na pracovišti” i na Zaměstnaneckém portálu (v tuto chvíli je tato sekce
pouze na externím webu fakulty). Pracovat na vnitřní kultuře fakulty ve smyslu
předcházení konfliktům. Udělat kampaň na roli ochránce práv MU a kampaň „Jak
předcházet konfliktům“ a také zajistit poučení o tom, čeho se týká pojem
neetické chování. Tato položka navazuje na dokončený AP16 Ombudsman.
New 2024 * HR Dpt.
* Legal Dpt.
* HRA Dpt.
* Vice-Dean for
Quality
* HRA Work Group
(Dpt. Heads)
[weblink to existing procedure],
[# of informed employees]
38 Establishing the Faculty LinkedIn
profile
Zřízení LinkedIn profilu fakulty
Improvement of the Faculty Employer Branding. This item builds on the
completed AP14, External Communication. Planned activity is to establish and
maintain the Faculty profile in an attractive way increasing good name of the
Faculty.
Podpora budování značky Fakulty jako zaměstnavatele. Navazuje na dokončený
AP14 Externí komunikace. Plánem je zřídit a aktivně udržovat fakultní profil na
LinkedIn s cílem propagovat dobré jméno Fakulty.
New 2024 * PR Dpt.
* Vice-Dean for
External Relations
[link to existing LinkedIn profile of the faculty]
39 Creation of a Faculty Open
Science Website
Vytvoření fakultního webu Open
Science
Creation of the Faculty Open Access/Open Science web, in reference to the
university OS web. This item builds on the completed AP28 Open Science
Awareness. Output from the Faculty thematic workgroup (already initiated).
Vytvoření webu (rozcestníku) Open Access/Open Science PřF, v návaznosti na
web MU. Tato položka je výstupem pracovní skupiny PřF (již se připravuje).
Navazuje na dokončený AP28 Povědomí o Open Science..
New 2024 * Faculty's Central
Library
* Vice-Dean for
Research&Internati
onal Affairs
[weblink to existing OpenScience SCI website]
40 Concept of a "Communication
and psychological aspects of
excellent long-term field
research" training program
Koncepce specifického školicího
programu Komunikační a
psychologické aspekty
excelentního dlouhodobého
terénního výzkumu
Creation of a specific training programme, Communication and psychological
aspects of excellent long-term field research (e.g. Antarctica, "submarine"
syndrome).
This item builds on the completed AP23, Training and Development
Guidelines. We plan to start with a pilot for our Antarctic programme (CARP)
and plan to generalize it for other Faculty workplaces that conduct the field
research.
Vytvoření koncepce specifického školicího programu Komunikační a
psychologické aspekty excelentního dlouhodobého terénního výzkumu (např.
Antarktida, syndrom „ponorka“). Navazuje na dokončený AP23 Pravidla pro
vzdělávání a rozvoj. Začínáme pilotem pro výpravy na Antarktidu (CARP),
plánujeme zobecnit pro další pracoviště fakulty, která vyjíždějí na výzkum do
terénu.
New 2024 * HRA Dpt.
* HR Dpt. (Training
Specialist)
[Concept of a training program in place],
[# of employess and PhD students trained within the training program]
41 Establishing a regular Newsletter
offering training courses
Zavedení pravidelného
Newsletteru s nabídkou školení
Introducing a regular Newsletter offering training courses for the Faculty
employees and PhD students.
Based on the Survey 2023, respondents most often learn about training
offerings through emailing (44%) and newsletters (36%). This action will build
on the completed AP23, Training and Development Guidelines. The
Newsletter with training offerings will be introduced as a regular part of the
Faculty-wide Newsletter plus the functionality of setting up alerts for news
from the Training and Development section of the Employee Portal will be
added.
We will propose to add links to other thematic Newsletters targeting specific
groups to the Faculty-wide Newsletter.
Zavést pravidelný Newsletter s nabídkou školení pro zaměstnance PřF MU
Dotazník 2023 ukazuje, že respondenti se o nabídce školení nejčastěji dozvídají z
emailové obesílky (44 %) a z newsletterů (36 %). Tato položka navazuje na
dokončený AP23 Pravidla pro vzdělávání a rozvoj. Newsletter s nabídkou školení
plánujeme jednak zavést jako pravidelnou součást celofakultního Newsletteru
plus využijeme funkcionalitu nastavení upozornění na novinky ze sekce
Vzdělávání a rozvoj Portálu pro zaměstnance (tj. nastavení odebírání novinek z
Portálu).
Do celofakultního Newsletteru navrhneme přidat odkazy na další tématické
newslettery cílené na konkrétní skupiny.
New 2024 * HR Dpt. (Training
Specialist)
* HRA dpt.
* PR Dpt.
[T&D section of the Newsletter published at minimum quarterly]
42 Review and re-promote usage of
English
Revize a opětovné podpoření
využívání angličtiny
Survey 2023 shows partial dissatisfaction of the international staff with
availability of English translations of administrative documents. Also, lack of
information in English at the departments was highlighted again. In the
Training Needs Analysis section, the requirement for language courses stands
out strongly, the same appears in the development section of the Evak
evaluation.
Planned activities: We plan to complete translations of the relevant forms of
the economic and personnel department. Introduce the obligation of
bilingual websites of the departments. Analyse who needs English language
courses, i.e., what types of positions, what target level of English would be
required etc. Based on the analysis, update the language training concept in
the Faculty of Training and Development Guidelines, and prioritise English for
administrative staff. Identify an English communication officer(s) in each
department of the Dean's Office (International Staff Contact Points). This
item builds on completed AP6 Usage of English.
Dotazník 2023 znovu ukazuje částečnou nespokojenost našich zahraničních
zaměstnanců s dostupností anglických překladů administrativních dokumentů a
informací o ústavech. V sekci vzdělávací potřeby zaměstnanců fakulty výrazně
vystupuje požadavek jazykového vzdělávání, stejně tak požadavek kurzů
angličtiny vystupuje i v rozvojové části hodnocení v Evak.
Plánované activity: Plánujeme dokončit překlady relevantních formulářů
ekonomického a personálního odd. Zavést povinnost dvoujazyčných webů
ústavů. Analyzovat, kdo potřebuje výuku angličtiny, tj. jaké typy pracovních
pozic, jaká cílová úroveň angličtiny. Na základě analýzy aktualizovat koncepci
jazykového vzdělávání ve směrnici Vzdělávání a rozvoj zaměstnanců PřF,
prioritizovat angličtinu pro administrativní pracovníky. Na každém odd. děkanátu
identifikovat pracovníka/y pro komunikaci v angličtině (International Staff
Contact Point). Tato položka navazuje na dokončený AP6 Používání angličtiny.
New 2024 * HRA Dpt.
* Faculty Bursar
[better evaluation expressed in the Employee Survey in 2027]
43 Creation of a Leadership Skills
Development Concept
Vytvoření koncepce rozvoje
manažerských dovedností
Create and offer to the interested parties, as a concept for development of
leadership skills, an optional tool to complement the competencies of
supervisors.
Survey 2023 shows that there is a need to focus more on the quality of
management. This was an item also in the original 2018 action plan that was
implemented in a partial manner; now we plan to prepare a central concept
for leadership development in the areas of management skills and HR
management, including a focus on evaluators in the employee evaluation
(appraisals), departmental budgeting rules, etc. This item builds on
completed AP23 Training and Development Guidelines.
Vytvořit a zájemcům nabídnout koncepci rozvoje manažerských dovedností jako
volitelného nástroje k doplnění kompetencí vedoucích pracovníků.
Dotazník 2023 ukazuje potřebu zaměřit se více se na kvalitu řízení. Jde o položku
objevující se i v původním akčním plánu z 2018, kterou jsme doposud realizovali
dílčím způsobem, teď plánujeme připravit centrální koncepci rozvoje vedoucích
pracovníků v oblasti manažerských dovedností a personálního řízení, včetně
hodnocení kvality hodnotitelů v procesu hodnocení zaměstnanců, finančního
rozpočtu pracoviště apod. Tato položka navazuje na dokončený AP23 Pravidla
pro vzdělávání a rozvoj.
New 2024 * HR dpt.
* HRA dpt.
* MU Competence
Development
Centre (CERPEK)
[Concept of a Training program in place],
[# of supervisors and highpotentials trained within the training program]
44 HRS4R/HR Excellence in
Research Awareness
Zvýšení povědomí o přínosech
HR Award a nové HR strategii
Increase awareness about benefits of the HR Excellence in Research Award
and the new Faculty HR strategy.
Survey 2023: Compared to 2020, the data shows a general decrease in
awareness of the project, especially with international staff. We plan to
create an info section in the Employee Portal, also consider flyers and video.
Increase awareness about the support provided by the HR Award Office and
Personnel Office. Communicate properly reduction of the administrative
burden arising from introducing new processes where this would be the case,
and explain benefits of the newly introduced processes, i.e. administrative
steps, as new management tools to improve quality of management. Work on
the internal Faculty culture.
Zvýšit povědomí o přínosech HR Award a nové HR strategii.
Dotazník 2023: Data oproti roku 2020 ukazují snížení povědomí o projektu
obecně, avšak zejména u našich zahraničních kolegů. Plánujeme vytvořit sekci
základní orientace v Portálu pro zaměstnance, zvážit take letáčky a video. Zvýšit
informovanost o podpoře poskytované ze strany oddělení HR Award a
personálního oddělení. Dobře komunikovat snížení administrativní zátěže
zaváděním nových procesů tam, kde tomu tak je, a vysvětlovat přínos nově
zaváděných procesů = administrativních kroků jako nových manažerských
nástrojů zvyšujících kvalitu řízení svěřených týmů, tj. práce na vnitřní kultuře
fakulty.
New 2024 * HRA Dpt.
* PR Dpt
[better evaluation expressed in the Employee Survey in 2027]
45 Identification of opportunities
for reducing the administrative
burden
Prověření prostoru pro snížení
administrativní zátěže
Explore space for reducing the administrative burden of departments and
workplaces.
Survey 2023 shows recurrent complaints about the administrative burden
accompanying the new HR processes. This topic is related to AP17 above
(HRS4R/HR Excellence in Research Awareness).
Planned activities: We are fully committed to the ongoing digitalization
process and simplifying all administrative agendas where possible. We will
also concentrate on better use of administration personnel at the
department level while identifying opportunities where administration duties
can be delegated to appropriate support personnel. These will be based on
the organizational set up and direct decisions of individual departments’
heads.
Prověřit prostor pro snížení administrativní zátěže ústavů a pracovišť.
Dotazník 2023 přináší opakované stížnosti na administrativní zátěž v oblasti
personálních procesů. Toto téma souvisí s výše navrhovanou pložkou AP17
(Zvýšení povědomí o přínosech HR Award a nové HR strategii).
Plánované aktivity: Jsme plně odhodláni pokračovat v procesu elektronizace a
zjednodušování všech administrativních agend, kde je to možné. Zaměříme se
také na lepší využití administrativního personálu na úrovni ústavů a zároveň
identifikujeme možnosti, kde bude možné administrativní povinnosti delegovat
na podpůrný personál příslušných pracovišť. Ty budou vycházet z organizačního
uspořádání a přímého rozhodnutí ředitelů jednotlivých ústavů.
New 2024 * HR Dpt.
* Legal Dpt.
* Faculty Bursar
* HRA Dpt.
* HRA Work Group
(Dpt. Heads)
* [Report containing identified opportunities in place],
* [Proposal of identified measurements - process changes in place] (e.g. utilization of existing eTool,
Inet application for approving and electronic signing of documents)
* [# of employees trained on existing administrative eTools]
HRS4R Faculty of Science MU - ACTION PLAN 2018-2027
(HR Excellence in Research Award)